Бесплатные онлайн-инструменты для планирования и создания онлайн-семинаров

Вы регулярно проводите вебинары, онлайн-встречи или тренинги?

Существует множество онлайн-инструментов, которые способны облегчить подготовку и проведение  ваших онлайн-мероприятий и за которые не нужно платить. 

Предлагаем некоторые из них для ознакомления:

Инструменты опроса для оценки результатов

Если вы просите участников высказать свое мнение, то создайте онлайн-опрос непосредственно после сеанса. Можете выбрать из широкого спектра инструментов те, которые сделают вашу работу за вас:Google Forms. Позволяет создавать неограниченное количество опросов с 6 типами вопросов. Сервис полностью интегрирован с другими приложениями Google, включая Gmail и электронные таблицы. В этом его большое преимущество, в отличие от большинства конкурентов, у которых есть ограничения на использование в  бесплатных версиях. Google Forms абсолютно бесплатен.

Typeform. Этот инструмент сделал заполнение форм интерактивным. Формы выглядят привлекательно и современно, пользователи получат удовольствие от опроса. Typeform предлагает неограниченное количество опросов с максимум 10 вопросами и 100 ответами в бесплатной версии, в то время как платная версия добавляет дополнительные функции, такие как расширенные типы вопросов и условная логика.

SurveyMonkey.  В бесплатной версии опроса вы будете ограничены 10 вопросами, 40 респондентами и не сможете экспортировать свои данные.

Облачное хранилище и обмен документами 

 Рано или поздно у вас накопится бесконечное количество документов: напоминания о встречах, проекты презентаций, пакеты документов, множество таблиц, формы регистрации и другая документация.

Обычно  все эти документы сбрасываются в определенную папку на жестком диске. Но что происходит, когда вам нужно поделиться ими с коллегами для совместной работы? Инструменты для хранения и обмена файлами в Интернете позволяют хранить документы в облаке и получать к ним доступ с компьютера, телефона или планшета. Более того, вы можете легко поделиться ими со своими коллегами и одновременно работать над ними. 

• Dropbox. Предлагает надежную и простую в использовании систему синхронизации и обмена файлами. Бесплатная опция предлагает 2 ГБ памяти. Полнотекстовый поиск, который поможет вам найти любую информацию в вашем документе, доступен только в платной версии. Сервис очень прост в настройке и заслуживает похвалы за отличный дизайн.
• Google Диск. Предлагает 15 ГБ бесплатного хранилища, имеет дополнительное преимущество в виде встроенного офисного пакета, в котором вы можете редактировать документы, электронные таблицы и презентации, даже если вы создали документ в другой программе. Совместная работа над общими документами Google в режиме реального времени — отличная функция, и, как и в Dropbox, вы можете легко приглашать соавторов в любой свой документ или папку.
• OneDrive. Предлагает 5 ГБ бесплатного хранилища, полную интеграцию с Windows, поэтому он особенно хорош, если у вас  ПК, планшет или телефон с Windows, и вам нужно получать доступ к файлам с любого устройства.
• Box. Как и в случае со многими онлайн-инструментами, некоторые из ваших клиентов могут быть озабочены безопасностью данных об их бизнесе в облаке. По этой причине полезно рассмотреть Box, который имеет более сложные возможности совместной работы и управление конфиденциальностью.

Бесплатная видеоконференцсвязь 

Пионерами в решении этой проблемы были Skype и Google Hangouts. В последние несколько лет появились и другие достойные варианты:

• Zoom обеспечивает очень надежное качество, сводя к минимуму проблемы с задержкой звука и видео, с которыми обычно сталкиваются в большинстве приложений для видеоконференцсвязи. Он имеет широкий спектр функций, доступных как для индивидуальных, так и для бизнес-потребностей, включая планирование звонков, набор номера телефона, запись аудио- и видеозвонков (даже в рамках бесплатного тарифного плана). Единственным недостатком является 40-минутный лимит для групповых звонков в бесплатной версии (в то же время ограничения по времени для индивидуальных звонков нет).
• Whereby (ранее Appear.in) приходит на помощь, когда все другие инструменты не работают: вы просто открываете комнату  для видеоконференций, отправляете ссылку своим гостям, и они могут присоединиться, без необходимости установки какого-либо приложения или создания учетной записи. (Необходимо лишь добавить расширение для браузера). Это простой инструмент для видеочата с меньшим количеством функций, чем Zoom, но он предлагает беспрецедентную простоту использования. Бесплатный тариф включает групповые видеоконференции и демонстрацию экрана (до 4 человек с одним конференц-залом). Таким образом, нет необходимости каждый раз создавать разные ссылки для встреч, одна и та же ссылка будет работать, чтобы ваша команда могла встречаться в любое время.
• Skype был одним из первых игроков на рынке видеоконференцсвязи. Это простой способ совершать звонки людям, у которых есть учетные записи Skype. К сожалению, длительные звонки по Skype  имеют проблемы с качеством. Также чрезвычайно сложно общаться с тем, кто использует бизнес-версию Skype (Lync), в то время как вы используете обычную. Хотя Skype предлагает совместное использование экрана и групповые видеоконференции, но, похоже, что он забирает у компьютера гораздо больше ресурсов, чем конкурирующие инструменты. С другой стороны, это совершенно бесплатный вариант.
• Google Meet — популярное приложение для обмена сообщениями. Google предлагает простой в использовании инструмент для видеоконференций, который отлично работает, даже если вы общаетесь с людьми из разных доменных зон. Он стал известен своим высоким качеством аудио- и видеозвонков при низкой пропускной способности Интернета. Кроме того, Google Meet предлагает множество полезных  функций для бизнеса, таких как: комнаты для обсуждения, отслеживание посещаемости и прямые трансляции.

Инструменты интерактивной доски

Преимущество работы на одной доске (как бы пребывая в одной комнате) позволяет группе более творчески подходить к поставленным задачам.

Для решения сложных проблем часто требуется платформа для визуализации, и интерактивные доски могут помочь воспроизвести ощущение совместной работы при личной встрече.

Интерактивные доски предлагают бесконечно гибкое пространство. С их помощью можно активно сотрудничать и делиться идеями. Вы можете создать онлайн-холст и использовать его, как простую доску для обмена идеями, создания макетов и схем, добавления стикеров и карточек.

• Miro (ранее Realtimeboard). Помимо обычных функций интерактивной доски для загрузки изображений, создания заметок и рисования в режиме «от руки», приложение предлагает отличную библиотеку шаблонов для удобного поиска нужной структуры. Бесплатная версия предлагает до 3 досок.
• Mural — универсальная интерактивная доска для удаленных командных встреч. Этот инструмент позволяет создавать разные комнаты с дифференцированными правами доступа. Кроме того, он предлагает широкий спектр шаблонов семинаров и встреч, включая шаблоны для планирования, дизайна, анализа проблем и генерации идей. К сожалению, у Mural нет бесплатной версии, но есть расширенная 3-месячная бесплатная пробная версия.
• Stormboard ориентирован на генерацию идей, организацию и расстановку приоритетов. Вы можете добавлять различные типы заметок, объединять их вместе, комментировать и голосовать, используя цветовые метки. Он обладает мощными функциями отчетности, которые позволяют мгновенно создавать структурированные отчеты о собраниях. Благодаря интеграции с MS Office отчеты можно редактировать совместно, а затем делиться ими с участниками встречи или с заинтересованными сторонами. Бесплатная версия предлагает 5 досок с максимум 5 соавторами для каждой.

Инструменты онлайн-коммуникации

Успешные семинары и встречи основаны на эффективном общении, и это еще более верно в сетевых условиях.

• Slack содержит множество функций, которые помогают командам общаться и делиться друг с другом информацией в виртуальном пространстве. В бесплатной версии Slack есть все необходимое для качественного онлайн-общения с вашими помощниками, клиентами и участниками семинара: рабочее пространство, каналы связи, звонки, 5 ГБ хранилища файлов и до десяти интеграций.
• Microsoft Teams является частью набора инструментов Microsoft 365 и представляет собой программное обеспечение для группового чата, предназначенное для помощи командам в совместном текстовом чате, видео- и аудиозвонках. Благодаря тесной интеграции с Excel и Word, Microsoft Teams может помочь команде легко интегрироваться в  рабочий процесс. Бесплатная версия предлагает хранилище 2 ГБ на пользователя и 10 ГБ общего хранилища, групповые встречи и многое другое!
• Discord очень популярен среди геймеров, стримеров и разработчиков. Он прост в использовании и обладает множеством функций, что делает его отличной альтернативой другим инструментам онлайн-общения. Бесплатная версия Discord включает совместное использование экрана, голосовой чат и отсутствие ограничений на количество участников или сообщений.

Инструменты для совместной работы

На рынке доступно огромное количество программных инструментов для управления задачами. Некоторые из них являются частью комплексных пакетов управления проектами, а другие предназначены лишь для поддержания порядка:

• Trello предлагает гибкий и наглядный способ организовать что угодно и с кем угодно. Trello организован в виде досок, на которых вы можете добавлять записи и карточки. Карточка может содержать загруженные документы, изображения или обсуждение в виде комментариев. Существует возможность создания индивидуальной доски  для каждого из ваших проектов или  одной общей доски. Надстройки Trello помогают активизировать ваши доски: например, вы можете отображать все свои дела в виде календаря.
• Todoist в своем бесплатном варианте больше специализируется на личной организации: вы можете составлять  задачи и подзадачи в простые списки, которые удобно использовать для каждого конкретного семинара. Одна из удобных функций заключается в том, что данный инструмент отслеживает выполнение поставленных задач и начисляет очки в качестве вознаграждения за их выполнение.
• Asana. Если у вас есть более крупный проект, возможно, вы захотите использовать более специализированное программное обеспечение для управления проектами, чтобы не перегружать себя электронной почтой. Asana —  интуитивно понятная система управления задачами, подходящая лучше всего для команд, которым требуется взаимодействие в реальном времени. Ее базовая версия бесплатна для 15 пользователей.

Все три перечисленных выше инструмента имеют простые в использовании мобильные версии и позволяют выполнять синхронизацию между устройствами. 

Создание заметок в приложениях и систематизация информации

В процессе разработки семинаров очень важно записывать и сохранять нужную информацию: некоторые детали встречи с коллегами или с клиентами, полезные ссылки и так далее. Наличие записной книжки очень важно для концентрации всего необходимого материала в одном месте, но упорядочивание, поиск и совместное использование всех этих сведений проще при использовании цифровых инструментов. Существует множество приложений, которые позволяют записывать различные данные, синхронизировать их между устройствами и делиться ими с коллегами. Предлагаем наиболее популярные варианты:

• Evernote позволяет легко захватывать, систематизировать и находить контент в Интернете. Вы можете выделять текст, делать снимки экрана, писать заметки и т. д. Заметки можно пометить, отформатировать (в некоторой степени) и даже назначить им задачи, а также поделиться ими с заинтересованными лицами. Это лишь некоторые из многочисленных функций этого инструмента.
• Microsoft OneNote имеет набор функций, аналогичный Evernote, но подход к организации заметок отличается. OneNote поддерживает более определенную структуру. У вас может быть несколько уровней записных книжек, страниц и подстраниц. Также предоставляются более широкие возможности форматирования, которые особенно полезны при творческой работе, поскольку позволяют начать вводить текст в любом месте страницы.
• Ранее мы упоминали Google Диск в сочетании с Google Docs как полноценную альтернативу для облачного хранилища и управления документами. В данном приложении доступна простая настройка структуры папок, которая позволяет вам структурировать документы по клиенту или дате и может стать хорошей альтернативой для хранения ваших документов и их онлайн-синхронизации на нескольких устройствах.
• Notion — это сложное приложение с элегантным дизайном. Данный инструмент предлагает очень гибкий интерфейс для заметок и создания списков дел, позволяющий организовать ваши задачи в виде таблиц, досок и календаря. Эта гибкость — одно из его самых больших преимуществ и недостатков: если вам нравится возиться и настраивать параметры, чтобы создать рабочее пространство Notion в соответствии с вашими потребностями, вы можете «влюбиться» в него. Но если вам нужна простая платформа, чтобы делать заметки и записывать дела, то может быть сложно ориентироваться во всех функциях этого инструмента.

Благодаря этим приложениям все ваши материалы будут находиться в одном месте, и вы можете использовать  мощные функции данных инструментов для хранения, поиска и обмена.

Планировщик встреч и планирование повестки дня

Если вы планируете организовать групповое занятие со сложной структурой, то вам могут пригодиться инструменты для онлайн-редактирования повестки дня:

• SessionLab — это онлайн-инструмент для планирования семинаров. Он предоставляет интерфейс, предназначенный для гибкого и интерактивного процесса построения программы семинара или собрания, что превращает вашу работу по проектированию в творческий процесс. Все модули, которые вы вводите в систему, становятся доступными для поиска и повторного использования. SessionLab позволяет делиться планами семинаров с вашими клиентами или коллегами.
• Google Sheets. Приложение Google для работы с электронными таблицами стало стоящей онлайн-альтернативой Microsoft Excel. Так что если вы являетесь поклонником электронных таблиц, то Google Sheets предлагает вам множество функций, необходимых для планирования ваших встреч и обмена информацией, а интеграция с облачным хранилищем Google Drive позволяет вам легко находить нужный контент на вашем диске.

Инструменты взаимодействия и программное обеспечение для упрощения встреч

Вы когда-нибудь проводили семинар или собрание, на котором необходимо быстро узнать мнение всех ваших участников? 

Семинары и тренинги должны быть интерактивными, чтобы каждый участник мог поделиться своими мыслями по обсуждаемой теме.  Двустороннее общение помогает поддерживать интерес вашей группы. 

Однако иногда живое взаимодействие может быть затруднено. В таких случаях полезно иметь программное обеспечение для организации встреч, которое позволяет вашим участникам легко взаимодействовать друг с другом,  а вам — легко опрашивать всех участников и визуализировать результаты.

Здесь на помощь приходят инструменты взаимодействия:

• Stormz — цифровое приложение, предназначенное для профессиональных фасилитаторов, которое позволяет разрабатывать и проводить коллективные сеансы  с целью генерирования инновационных идей, выбора наиболее перспективных из них и для дальнейшей успешной их реализации. Вы можете использовать Stormz, чтобы попросить участников высказать свое мнение по интересующим вас вопросам, генерировать идеи и принимать коллективные решения непосредственно со своего ноутбука, планшета или мобильного телефона. Бесплатная версия рассчитана на 3 участников. Stormz также предлагает уникальное решение для управления крупными семинарами (с сотнями участников) с помощью портативного устройства Stormz Box, которое обеспечивает безопасную и надежную локальную сетевую инфраструктуру для совместных семинаров в любом месте.
• MeetButter — это новый онлайн-инструмент, предназначенный для организации онлайн-встреч. Он предлагает множество функций, которые упрощают проведение онлайн-семинаров или курсов. Благодаря встроенным опросам, очереди выступающих (для обеспечения равного участия) и встроенному счетчику времени MeetButter может эффективно задействовать виртуальных координаторов. В настоящее время инструмент бесплатен, в будущем планируется платная премиум-версия.
• Axis оцифровывает организацию семинаров и участие в них. Инструмент позволяет построить семинар из заранее определенных блоков. Приложение включает в себя множество проверенных методологий гибкой разработки, что позволяет быстро создать индивидуальный семинар. Для участников облегчен вход в систему: они просто вводят уникальный код, а затем выполняют четкие пошаговые инструкции.
• Mentimeter позволяет создавать вопросы с несколькими вариантами ответов, и участники могут отвечать на них со своих мобильных устройств. Замечательно то, что вы можете мгновенно визуализировать мнение каждого и отображать результаты для группы в режиме реального времени. Это помогает вашим участникам почувствовать себя вовлеченными, что особенно важно для семинара с большой группой участников. Приложение действительно хорошо работает на мобильных устройствах с оптимизированным пользовательским интерфейсом. Бесплатная версия позволяет создавать два опроса и пять вопросов  для каждой презентации.
• Sli.do также предлагает мобильную версию, поэтому участники вашей встречи могут общаться в любое время через мобильное приложение. Бесплатная версия позволяет проводить 3 опроса на одно мероприятие.

Инструменты онлайн-дизайна

При проведении семинаров по дизайну возможность совместной работы над визуальными объектами трудно переоценить!

•  Canva — отличный инструмент, который упрощает создание красивых дизайнов. Приложение действительно выделяется среди прочих, когда дело доходит до простоты использования и того факта, что оно позволяет даже недостаточно разбирающимся в дизайне людям и командам быстро и легко создавать что-то привлекательное. Бесплатная версия Canva включает в себя совместную работу в реальном времени, 5 ГБ облачного хранилища, сотни тысяч бесплатных изображений и графики, которые помогут вам создавать великолепные дизайны!
• Figma — отличный инструмент для дизайна, который помогает дизайнерам и соавторам вместе создавать и тестировать объекты своего творчества. Figma находится в облаке, поэтому проекты обновляются мгновенно и сразу же доступны всем, кто в них заинтересован. Благодаря некоторым уникальным и интересным функциям, таким как инструмент Arc и векторные сети, Figma стоит протестировать всем, кто участвует в семинарах по виртуальному дизайну. У Figma есть бесплатный план, который предлагает неограниченное количество зрителей, 2 редактора и 3 проекта. Приложение отлично подойдет тем, у кого небольшой состав участников. 
• Invision. Этот инструмент дизайна имеет целый набор функций для поддержки каждой отдельной части процесса проектирования. Режим «от руки» отлично подходит для комментирования и презентации идей по дизайну.  «Studio» —  для создания и демонстрации объектов с помощью анимации и для взаимодействия между участниками. Бесплатный план Invision подходит для индивидуальных пользователей и небольших команд и поддерживает до 3 активных пользователей, работающих с 3 документами.

Рекомендуем протестировать все эти онлайн-инструменты!  Надеемся, что они сэкономят ваше время, облегчат работу и сделают ее более интересной и творческой!